Une Secrétaire Indépendante en Toute Liberté

Secrétariat administratif - secret-redac-web

Lorsque l’on travaille et que l’on gère seul l’activité de son entreprise, on constate vite une accumulation :

  • de factures à régler
  • de documents à compléter et à renvoyer
  • de papiers à classer

Et malheureusement, prendre du retard, peut rapidement devenir préjudiciable à la bonne marche de votre entreprise.

Mais rassurez-vous, il existe une solution : vous pouvez confier, tout ou partie de votre secrétariat administratif à une prestataire indépendante polyvalente.

Réfléchissez-y !

Les travaux de secrétariat consistent en la réalisation de diverses tâches administratives et de bureautiques.

La plupart du temps, c’est le suivi administratif de l’activité qui est demandé lors d’une prestation de services de secrétariat.

L’assistante administrative assure le secrétariat classique : gestion des e-mails et du courrier, réponse aux divers organismes.

Une secrétaire indépendante doit savoir réaliser diverses tâches administratives : elle réalise des travaux de bureautique tels que la tenue de tableaux de bord, l’élaboration de réponses à des demandes clients sous votre directive. Mais aussi, la mise à jour de documents et procédures diverses. Ou encore, la transmission de pièces utiles à la bonne marche de votre entreprise, etc.

Certains dossiers professionnels nécessitent un suivi quotidien. La prestataire doit alors pouvoir traiter une partie de son activité à distance, en toute discrétion.

Certaines tâches nécessitent d’être réalisées rapidement, il est alors nécessaire de prévoir un planning d’intervention régulier, 2 ou 3 fois par semaine réparties sur la semaine du lundi au vendredi.

 

L’archivage fait également partie des prérogatives des assistantes administratives.

Lorsque l’activité de secrétaire indépendante est réalisée sur site, les tâches de secrétariat peuvent englober l’accueil physique de votre clientèle et de vos fournisseurs, la prise des appels téléphoniques et des rendez-vous ainsi que la gestion de vos courriers postaux en temps réel.

Attention, une assistante administrative n’a pas le droit de réaliser votre comptabilité, c’est une prérogative spécifique des cabinets d’expertise comptable.  

Elle peut toutefois réaliser le rapprochement bancaire entre les opérations de votre compte bancaire et vos diverses factures d’achats et de ventes.

Elle peut scanner régulièrement vos pièces comptables au cabinet comptable, afin que votre conseiller dédié puisse réaliser les lettrages et les saisies.

 

Tout ou presque se fait désormais en ligne… 

La digitalisation, c’est le mot à la mode ! Il fait parfois rire jaune quand on n’est pas né avec les technologies numériques. 

Désormais toutes les administrations demandent des déclarations en ligne ainsi que la transmission de courriers ou documents administratifs. L’utilisation des outils informatiques est une nécessité.

Il est de plus en plus compliqué d’obtenir un service client par téléphone, il faut passer par l’envoi d’un e-mail et la maîtrise de l’expression écrite devient indispensable, tout comme les compétences rédactionnelles.

Il faut de plus en plus souvent télécharger des factures depuis un mail ou un espace client : comment faire quand on ne connaît pas les outils bureautiques ?

C’est normal que toutes ces nouvelles pratiques puissent faire peur.

C’est pourquoi un appui en secrétariat bureautique peut s’avérer utile !  

Secrétariat et démarches en ligne
Secrétariat et gestion commerciale

Donc, si vous constatez dans les jours qui viennent que vous passez plus de temps, à tenter de mettre en forme vos devis et factures, plutôt qu’à préparer le chiffrage de votre chantier sur le papier.

Si les technologies digitales vous rebutent.

Et si vous avez tendance à remettre au lendemain tout ce qui a trait à l’administratif.

…Il est grand temps de réagir et de déléguer à une secrétaire-assistante !

Une secrétaire administrative indépendante, peut vous décharger de la gestion administrative et commerciale qui vous prend du temps, mais qui est pourtant indissociable d’une activité pérenne.